Pimics DAM auf SharePoint

Bei Telefongesprächen mit potenziellen Kunden wurden wir gefragt, wie wir mit Dateien arbeiten und welche Möglichkeiten Pimics diesbezüglich bietet. Nun, unser erster Vorchlag, wenn ein Unternehmen die Cloud-Version von Microsoft Dynamics Business Central verwendet, ist die Verwendung von SharePoint für digitale Assets auf Dateiebene. Werfen wir einen Blick auf die gängigste Szenarien, die von Pimics unterstützt werden.
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Pimics DAM auf SharePoint
veröffentlicht 06.07.2022
Martin Opršal
Martin Opršal
Autor des Artikels
Produktmanager für Pimics.

Bevor wir mit der Beschreibung von Funktionen und Anwendungsfällen beginnen, sollte ich erklären, warum wir die Verwendung von SharePoint vorschlagen. Auf der einen Seite, verwenden Unternehmen normalerweise wegen der internen Kommunikation und Zusammenarbeit auch Microsoft Teams, es ist also kein neues Tool für sie.

Aber es gibt bestimmte Gründe und Vorteile für die Verwendung von SharePoint. Microsoft baut eine riesige Architektur darum herum, sodass Sie Dateien einfach mit lokalen Ordnern synchronisieren, Power Automate verwenden und die Inhalte einfach über CDN (Content Delivery Network) ausstauschen können. Alle diese Funktionen sind im Digital Asset Management hilfreich. Und nicht zuletzt die sichtbarsten Funktionen von SharePoint sind Berechtigungen, Versionierrungen, Metadatenverwaltung und Organisation Ihrer digitalen Assets.

Wo speichern Sie die digitalen Assets?

Das ist die erste typische Frage. Schauen wir uns die Details an. Wir wollen die Binärdaten nicht in Business Central speichern, da sie einfach zu groß sind (stellen Sie sich nur tausend TIF-Dateien mit einer Größe von mehreren zehn MB vor) und andere Prozesse in unserem ERP oder PIM unterbrechen können. Dennoch sollten die Benutzer mit einer und der besten Lösung arbeiten. Aus diesem Grund werden alle digitalen Assets außerhalb von Business Central gespeichert, und das Pimics-Modul enthält nur Miniaturansichten, die den Benutzern zum besseren Verständnis der Produkte angezeigt werden.

Bidirektionale Synchronisation

Ich habe also Dateien in einer Kachel und andere Produktdaten in einer anderen Kachel. Das bedeutet, dass Daten synchronisiert werden müsssen. Pimics unterstützt das Lesen von Dateien aus SharePoint und das Weiterleiten von Dateien an SharePoint.

Wenn wir Pimics implementieren und ein Kunde Dateien irgendwo auf einem lokalen Speicher hat, besteht die einfachste Möglichkeit für Benutzer, die OneDrive-Anwendung zu konfigurieren, darin, alle Dateien in SharePoint zu synchronisieren und die Integration so zu konfigurieren, dass die Bibliothek mit allen vorhandenen Inhalten gelesen wird.

Aber in der Regel ist die Implementierung von PIM der richtige Zeitpunkt, um auch die Daten und enthaltenen digitalen Assets zu bereinigen. In diesem Fall sprechen wir über Organisation und Prozesse in Bezug auf diesen Aspekt und bieten den besten Ansatz. So können Sie die native Pimics-Organisation von Dateien in SharePoint verwenden, was bedeutet, dass sie alle über Business Central hochladen, oder wir bauen eine Struktur in SharePoint auf und lesen Metadaten und Miniaturansichten in Pimics ein.

Teilen von digitalen Assets

Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein als PIM-Ausgabe aufbereitetes PDF oder an ein Produkt angehängte Medien handelt. In jedem Fall müssen diese Inhalte für die richtigen Personen zugänglich sein. Wie ich eingangs erwähnte, verwenden wir das Microsoft Content Delivery Network (CDN), welches alle Dateien einfach veröffentlichen kann.

Aber wie üblich reicht es nicht aus, weil wir nach einer Lösung gefragt wurden, um unterschiedliche Namen für verschiedene Kanäle usw. zu haben. Wir können einen öffentlichen Link mit dem Kundennamen oder dem Format der Datei generieren und dieser Link wird an die Kanäle weitergegeben. Am Ende liest es Daten aus SharePoint, mit oder ohne CDN.

Ansprechende Bilder

Aus meiner Sicht ist dies ein wesentliches Merkmal von DAM-Lösungen. Wieso? Weil Sie so viele Bilder in verschiedenen Formaten haben und diese Bilder in verschiedenen Kanälen veröffentlicht werden müssen.  An einem Tag möchten Sie es in eine PDF-Broschüre packen, an einem anderen Tag muss es im E-Commerce präsentiert werden. All diese Kanäle haben unterschiedliche Anforderungen, die es zu erfüllen gilt.

Unser Vorschlag ist, ein Bild in bester Qualitaät in DAM zu speichern und es dann in Echtzeit in ein anderes Format zu konvertieren. Normalerweise haben wir also ein Bild in Druckqualität in DAM und E-Commerce bittet DAM, es zum Beispiel in JPEG mit Wasserzeichen zu bekommen. Einige dieser Proozesse können von SharePoint selbst verwaltet werden, und für einige von ihnen haben wir einen eigenen Webdienst.


 

Martin Opršal
Martin Opršal
Autor des Artikels
Produktmanager für Pimics.
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